Så ser referenssamtal ofta ut i dag
Referenssamtal följer i många fall ett ganska förutsägbart mönster. Samtalet inleds ofta med frågor som:
När jobbade personen hos er?
Vilken roll hade kandidaten?
Hur skulle du beskriva personen?
Det är inget fel i dessa frågor. De ger en grundläggande kontext och bekräftar att kandidaten faktiskt har haft den roll som angivits. Problemet är snarare att samtalet ofta stannar där.
När referenstagningen begränsas till allmänna omdömen och övergripande beskrivningar finns en risk att man missar det som är mest avgörande: hur kandidaten faktiskt har fungerat i praktiken, i de situationer som är kritiska för den aktuella rollen. Resultatet blir ett referenssamtal som känns tryggt, men som inte nödvändigtvis ger svar på de frågor du verkligen behöver för att fatta rätt beslut.
Det är först när referenstagningen kopplas tydligt till intervjun, kravprofilen och de faktiska arbetsuppgifterna som den blir ett verkligt beslutsstöd.
Börja i intervjun – inte i referenssamtalet
En vanlig miss är att referenstagning sker frikopplat från resten av processen. För att få verkligt värde behöver den i stället bygga vidare på intervjun och kravprofilen. Referenssamtalet ska inte vara ett allmänt omdöme om kandidaten, utan en verifiering av det som faktiskt sagts och visats tidigare.
Det innebär att du redan under intervjun aktivt noterar sådant som senare behöver bekräftas eller nyanseras.
Påståenden som är centrala för kandidatens lämplighet
Om kandidaten till exempel säger att hen haft ett tydligt ansvar eller levererat konkreta resultat, är det just dessa påståenden som bör följas upp.
Exempel:
Kandidaten säger: “Jag hade huvudansvaret för ett förändringsprojekt och lyckades vända resultatet inom sex månader.”
I referenssamtalet kan du då fråga öppet:
“Hur skulle du beskriva kandidatens roll i förändringsarbetet?”
eller mer konkret:
“Vilket ansvar hade kandidaten i projektet, och vilken påverkan hade hen på resultatet?”
På så sätt testar du om bilden håller även ur ett externt perspektiv.
Områden där du vill ha bekräftelse eller fördjupning
Vissa delar i intervjun kan kännas rimliga, men ändå väcka behov av fördjupning. Det kan handla om ledarskapsstil, samarbetsförmåga eller hur kandidaten fungerar i pressade situationer.
Exempel:
Kandidaten beskriver sig som en trygg och coachande ledare.
I referenssamtalet kan du fråga:
“Hur upplevde du kandidatens ledarskap i vardagen?”
eller mer riktat:
“Hur gav kandidaten feedback när något inte fungerade?”
Här handlar det inte om att leta motsägelser, utan om att förstå hur egenskaperna tar sig uttryck i praktiken.
Situationer kandidaten själv beskrivit som utmanande eller avgörande
När kandidaten själv lyfter svårigheter, misstag eller konflikter finns ofta extra värde i att följa upp dem. Dessa situationer säger ofta mer än framgångarna.
Exempel:
Kandidaten berättar om en konflikt i teamet som krävde tydliga beslut.
I referenssamtalet kan du då fråga:
“Minns du den situationen?”
eller:
“Hur upplevde du kandidatens agerande när det uppstod friktion i teamet?”
Om referensens bild ligger nära kandidatens egen beskrivning stärks trovärdigheten markant.
Referenstagningen ska alltså fokusera på det som redan identifierats som relevant. Då blir samtalet konkret, beslutsstödjande och betydligt mer värdefullt än generella omdömen.
Rätt referenspersoner gör stor skillnad
Alla referenser är inte lika värdefulla. En tidigare chef kan ofta ge insikt i ansvar, resultat och samarbete uppåt. En kollega kan beskriva arbetsstil och samspel i vardagen. En underställd kan ge ett viktigt perspektiv på hur ledarskapet faktiskt upplevs.
Vilka referenser som är mest relevanta beror på rollen. Det viktiga är att du själv reflekterar över relationen mellan kandidat och referens och vad den personen faktiskt haft möjlighet att observera.
Att en kandidat enbart lämnar ”trygga” referenser är inte nödvändigtvis ett problem, men det är ett tydligt skäl att ställa mer precisa och situationsbaserade frågor.
Så kan man verifiera att referenspersonen faktiskt haft rätt relation till kandidaten
Det är klokt att säkerställa att referenspersonen verkligen haft en relevant koppling till organisationen och kandidaten. Det kan till exempel göras genom att kontrollera uppgifter via företagets webbplats eller offentliga register, LinkedIn-profiler och yrkeshistorik, samt vid behov genom företagets växel eller officiella kontaktuppgifter.
Även enkla kontrollfrågor kan ge värdefull information, som hur teamet var organiserat eller vem kandidaten rapporterade till. Syftet är inte att vara misstänksam, utan att säkerställa att referenspersonen haft faktiska förutsättningar att observera kandidatens arbete.
Om det visar sig att relationen varit mer perifer än väntat (exempelvis att personen varit konsult på distans eller haft begränsad kontakt) bör referenssvaren vägas därefter eller kompletteras med ytterligare referenser.
Hur vet man att referenspersonen talar sanning?
Det går aldrig att vara helt säker, men det finns sätt att öka tillförlitligheten i referenssvaren.
Titta först på konsekvensen. När flera referenser, oberoende av varandra, beskriver liknande styrkor och utvecklingsområden finns ofta en stabil kärna av sanning.
Lyssna sedan på nyanserna. Trovärdiga referenser kan oftast beskriva både styrkor och begränsningar. En alltför ensidigt positiv bild, utan exempel eller reflektion, kan vara lika missvisande som uttalad kritik.
Slutligen är konkretion avgörande. Referenser som kan ge exempel, sammanhang och konsekvenser har oftast en verklig erfarenhet att luta sig mot. Därför är följdfrågor alltid viktigare än ja- och nej-svar.
Vad gör du med informationen du får?
En vanlig osäkerhet efter referenstagning är hur informationen ska tolkas och användas. Målet är sällan att få en entydigt positiv eller negativ bild, utan att skapa en mer nyanserad helhet.
Referenssvar bör alltid vägas mot intervjun, inte ersätta den. När referenser bekräftar det kandidaten själv har beskrivit stärks beslutsunderlaget. När bilden skiljer sig åt är det inte automatiskt ett tecken på att kandidaten är fel, men det är en signal om att förväntningar, arbetssätt eller sammanhang behöver förstås bättre.
I praktiken handlar det om att ställa sig frågor som:
- Är detta ett mönster eller en enskild händelse?
- Är skillnaden i bild kopplad till olika sammanhang eller förutsättningar?
- Är detta något som är avgörande för rollen, eller något som kan utvecklas?
Referenstagning ska alltså inte ses som ett facit, utan som ett verktyg för att fatta ett mer medvetet och långsiktigt hållbart beslut.
Olika fokus beroende på roll – men fortfarande samma metoder
Referenstagning ser olika ut beroende på vilken typ av roll det gäller. För en specialist ligger fokus ofta på kompetens, leverans och samarbete. För chefer och ledare blir frågor om beslutsfattande, ansvar och ledarskapets effekt på andra centrala.
Metoden är densamma, men tyngdpunkten skiftar. Det är just den anpassningen som gör referenstagningen relevant och användbar och som öppnar för fördjupning inom exempelvis chefsrekrytering och executive search, utan att göra processen mer komplicerad än nödvändigt.
Juridik, etik och transparens – kort men viktigt
Referenstagning kräver också ett ansvarsfullt förhållningssätt. Kandidaten ska alltid vara informerad om att referenser tas och vilka personer som kontaktas. Frågorna ska vara relevanta för rollen och hålla sig till professionella sammanhang.
Det är viktigt att hantera informationen varsamt, dokumentera sakligt och undvika värderande eller spekulativa slutsatser. En transparent och respektfull referenstagning skapar inte bara trygghet för arbetsgivaren, den bidrar också till en positiv kandidatupplevelse, oavsett utfall.